Финансовое планирование и анализ — ключевые элементы устойчивого развития компании. В условиях высокой волатильности рынка и растущих требований к оперативности управления особую ценность приобретает автоматизация данного процесса. Сергей Ступин, коммерческий директор компании OptiTeam, рассказал, как перейти от классического к гибкому планированию, повысить точность прогнозов, ускорить подготовку отчетности и эффективно решать проблемы, с которыми сталкивается бизнес сегодня.

Эволюция системы планирования: от таблиц Excel к мощным автоматизированным платформам

Финансовое планирование может быть реализовано двумя способами. Первый — использование условно бесплатных цифровых инструментов, таких как MS Excel и база данных SQL. Второй — внедрение масштабных ERP- и CPM-систем от ведущих вендоров: SAP, Oracle, IBM, SAS, 1С. Но у каждого варианта есть ограничения: в первом случае — отсутствие масштабирования и контроля, во втором — зачастую высокая стоимость и длительные сроки внедрения, сложность адаптации к изменениям в бизнесе.

CPM/IBP-платформа представляет собой золотую середину между простотой и доступностью Excel и мощностью корпоративных систем. Это более современный класс IT-решений, который по совокупности своих функциональных возможностей, гибкости внедрения и стоимости занимает особое место на IT-рынке. Один из примеров – российская CPM/IBP-платформа Optimacros, которая по интерфейсу напоминает привычный Excel, отличается простотой написания формул и быстротой расчетов.

С какими ограничениями сталкиваются крупные компании при использовании ERP- и BI-систем

ERP-системы помогают планировать операции и ресурсы предприятия на уровне транзакций. Несмотря на ряд преимуществ, которые бизнес извлекает при использовании этого класса систем, стоит рассказать и об ограничениях:

• при высоком уровне неопределенности затрудняется планирование на агрегированных показателях и более длинных горизонтах планирования;
• из-за медленных расчетов не удается проводить гибкое сценарное планирование;
• много статичных отчетов, требующих ручной настройки или программирования;
• сложно вносить изменения в систему;
• невозможно реализовать кастомную оптимизацию;
• затрудняется анализ данных в разрезе план-факта и версий;
• скудные возможности по визуализации данных.

Другой популярный класс решений – BI-системы, которые позволяют интерпретировать большие объемы фактических данных в наглядные графики. Как правило, бизнес сталкивается со следующими ограничениями функционала BI-систем:

• невозможно планировать будущие периоды;
• не поддерживается или ограничен функционал план-фактного, версионного анализа и других аналитических отчетов;
• нет удобного интерфейса для ввода данных пользователями для их дальнейшего пересчета (нужно подключение к расчетной модели данных);
• отсутствует функционал согласования (процессная модель).

На фоне систем ERP- и BI-класса CPM-платформы обладают более широким спектром функциональных и важных для современного бизнеса характеристик:

• позволяют строить более сложную и глубокую аналитику данных, находящихся в системе;
• консолидируют фактические данные из внешних источников с необходимой детализацией;
• консолидируют и планируют будущие периоды;
• автоматизируют процессы согласования;
• идеально подходят для гибкого планирования;
• реализуют план-фактный и факторный анализ.

Когда компании следует задуматься о внедрении специализированного ПО для финансового планирования и анализа

Перечислим те самые "ред флаги", которые сигнализируют о том, что бизнесу пора переходить на более современные и мощные инструменты планирования:

• погрешности при бюджетном и производственном планировании;
• перерасход человеческих ресурсов при сведении бюджета и производственных планов;
• ограничения интеграции с источником данных;
• слишком долгие сроки формирования консолидированного бюджета и производственного плана;
• невозможность настройки и развития внедренных систем без привлечения квалифицированных программистов;
• риски информационной безопасности из-за использования импортного ПО.

Когда Excel уже недостаточно

Автоматизировать процесс планирования можно с помощью стандартного Excel. Однако для крупного бизнеса это решение имеет серьезные ограничения.

Электронные таблицы не позволяют выстроить цельный процесс бюджетирования и отчетности: данные всё равно будут храниться разрозненно, форматы и справочники – различаться, согласование — проходить вне системы. В Excel отсутствуют разграничение прав и возможность одновременной работы, что мешает топ-менеджерам быстро анализировать информацию и принимать решения.Также возникают трудности с консолидацией: данные хранятся в разных источниках и форматах, что часто приводит к искажениям.

Excel не поддерживает сравнение версий, оперативное обновление данных и полноценный what-if-анализ. Высока вероятность ошибок из-за ручной обработки информации, нет системных проверок, теряются формулы и значения. В итоге компании сталкиваются с "Excel-удушьем" — хаосом из множества файлов и отсутствием структуры, что делает управленческую отчетность неэффективной.

Кейс: автоматизация планирования в крупном российском банке

Рассмотрим два примера того, как крупный бизнес решает проблемы автоматизации процессов финансового планирования и анализа.

Первая история – проект, реализованный в одном известном банке. Было необходимо импортозаместить облачную платформу для финансового и операционного планирования на российскую CPM/IBP-систему и перенести в нее существующие плановые модели. Также требовалось реализовать в новом ПО ежегодное бюджетирование, ежемесячное прогнозирование, планирование объемов продаж и другие финансовые задачи.

По результатам проекта все текущие модели успешно перенесли на отечественную CPM/IBP-платформу, доработав ее функционал в части визуального оформления, минимизировали ручные операции, снизили риски потери доступа к данным и повысили уровень их защищенности. И главное: был удовлетворен один из главных запросов банка – получить стабильно работающую систему.

Кейс: финансовое планирование для большой сети магазинов фиксированных цен

Сети магазинов фиксированных цен требовалось уйти от планирования в Excel и унифицировать подходы к бюджетам разных департаментов. Также было важно ускорить процессы формирования консолидированной отчетности, формирования скользящего плана с возможностью регулярной актуализации методологии планирования. Плюс было необходимо сформировать единый подход к оперативному наполнению корпоративной системы аналитики данных.

В результате проекта клиент получил автоматизированную систему финансового планирования с сохранением принятых в компании ключевых алгоритмов планирования. На всех стадиях бюджетного процесса был усилен контроль над последовательностью применения утвержденной методологии. За счет более глубокого вовлечения подразделений в задачи планирования удалось повысить актуальность прогнозов. У сети магазинов наконец появился инструмент, поддерживающий дальнейшее развитие методологии планирования (например, в направлении балансового планирования).

Также в компании сформировали центр компетенций, который занимается поддержкой и развитием системы.

Стратегическое планирование в CPM/IBP-системе: от оценки до сценарного анализа

Рассмотрим некоторые функциональные характеристики CPM/IBP-платформ, которые выгодно отличают их от систем других классов и благодаря которым их выбирают современные компании.

Стратегическое планирование

Формирование всей финансовой модели компании начинается со стратегического планирования. В CPM/IBP-системе можно выбирать сохраненные версии планов — например, базу из прошлых периодов, утвержденные годовые сценарии или черновики, на основе которых будет строиться новая стратегия.

Благодаря поддержке версионности система позволяет не только планировать, но и хранить фактические данные, вводить прогнозы и работать с ними в едином интерфейсе. Все значения пересчитываются в режиме реального времени. Пользователям доступны основные финансовые метрики: выручка, валовая прибыль, EBITDA, чистая прибыль — их можно расширять с учетом специфики бизнеса, добавляя аналитические срезы или пользовательские атрибуты. Такой подход позволяет первично прикинуть стратегию будущей динамики.

Многосценарный анализ

В CPM/IBP-системе возможно задать темпы роста и сформировать разные сценарии развития. Например, можно создать несколько стратегических драфтов с различными вариантами, для каждого сценария задать параметры — например, прогноз роста или снижения выручки — и распределить расходы по выбранным базисам.

Система поддерживает гибкие алгоритмы — например, можно привязать расходы к выручке, объему продаж или любому другому показателю. Всё зависит от специфики компании и используемых практик. Это может быть как классический top-down-подход (планирование сверху вниз), где сначала задаются ковенанты, а затем происходит декомпозиция целей, так и планирование снизу вверх или смешанные практики.

Согласование и администрирование

Основная боль, с которой сталкиваются специалисты и руководители финансовых служб, — не только собрать цифры, но и выстроить процесс так, чтобы не пришлось контролировать каждый шаг самостоятельно.

При грамотной автоматизации эта проблема легко решается. CPM/IBP-платформа предлагает простой и понятный механизм администрирования процесса: каждый этап согласования привязан к срокам и фиксируется системой. Видны дата начала, дата фактического завершения и текущий статус. Это избавляет от необходимости писать служебные записки и ходить по кабинетам. Вся команда работает в едином информационном пространстве — и это особенно ценно в больших компаниях.

Версионный анализ

Важное преимущество CPM/IBP-системы — встроенная поддержка версионного анализа. Пользователь может создавать и хранить несколько версий одного и того же плана, сравнивать их между собой или с фактическими данными, анализировать отклонения и принимать более обоснованные решения.

Факторный анализ

Одним из мощных инструментов CPM/IBP-платформы является факторный анализ, который позволяет глубоко оценивать влияние различных показателей на достижение поставленных задач. Например, в системе можно легко учитывать такие несоответствия, как пересорт или ошибки в ассортименте. Финансисты могут посмотреть, как корректировка цены и объема влияет на общий результат. Такой подход позволяет анализировать изменения в версиях по месяцам, по дистрибьюторам, каналам продаж и клиентам.

Кроме того, система позволяет реализовать метод цепных подстановок для анализа себестоимости, что помогает точнее принимать решения. Оптимизация с помощью факторного анализа помогает корректировать стратегию и более точно планировать бюджеты.

В условиях растущей неопределенности и технологических вызовов классические инструменты финансового планирования и анализа не всегда бывают эффективны. Они не могут обеспечить необходимую гибкость, масштабируемость и прозрачность в управлении финансовыми потоками. Именно поэтому сейчас всё больше российских компаний переходят на CPM/IBP-решения, которые позволяют реализовать на базе единой платформы стратегическое, операционное и финансовое планирование.

Как показывает практика, такие системы становятся полноценными цифровыми помощниками финансовых директоров. Они позволяют быстро адаптироваться к изменениям, сокращать сроки подготовки отчетности, обеспечивать контроль и консолидацию данных, а главное — принимать взвешенные управленческие решения на основе достоверных планов и прогнозов. CPM/IBP-платформы превращают финансы в систему навигации для бизнеса, поэтому они будут всё более востребованы в ближайшие годы.