"Правила игры" в сфере закупок в последние годы сильно изменились. О том, что осталось прежним, что поменялось и как приспособиться к новым условиям, рассказывает Екатерина Парипа, руководитель отдела продаж FERRUM IT Group.

Начинаем с азов — с аудита и бюджетирования

В последние пару лет в процессе формирования ИТ-потребности и выбора поставщика многое, по понятным причинам, изменилось. Но первый этап – ИТ-аудит остался неизменным. Он помогает определить узкие места, понять, где не хватает мощностей, какое оборудование и ПО может быть реализовано в целевой архитектуре. В рамках такого аудита проводится этап Capacity Planning, основанный на прогнозах от бизнеса и владельцев Ит-сервисов и систем. Если пропустить этот этап, после закупки можно столкнуться с множеством проблем: не готовность корпоративного ЦОДа (нет места), оборудование или ПО не работает с имеющимся, закупили мало, не учли все планы развития бизнеса, мощностей все еще не хватает, а времени докупать уже нет.

Проводить аудит можно своими силами, а можно привлечь консультантов со стороны – от производителя или интегратора.

Заказчики часто сегодня могут обратиться напрямую к российским производителям, но в целях расширения возможного выбора решений, также привлекают интеграторов.

Что касается иностранных производителей, которые ушли из России, получить независимое "третье" экспертное мнение потенциальных поставщиков особенно полезно.

На что смотреть, выбирая поставщика

Выбирать поставщиков в обозримом будущем проще не станет – рынок динамично развивается, появляются новые компании, а те, кого вы еще недавно знали, уходят с рынка.

На что точно стоит обратить внимание при выборе — история компании (сколько лет на рынке, каков ее размер, финансовые результаты последних лет), квалификация участников тендера (есть ли у них нужные специалисты в достаточном количестве, а также способность привлечь необходимые ресурсы в проект). Также не помешает проверить компанию на благонадежность.

Крупные заказчики обычно довольно придирчиво выбирают поставщиков, но тут важно не "пересолить". И не предъявлять явно избыточные требования. Например, избыточно — проверять авторизацию со стороны ушедшего из России иностранного вендора. Раньше это действительно была гарантия надежности партнера и законности поставок. Сейчас данная авторизация никакой гарантии не дает.

А вот чем не стоит пренебрегать — это включением в требования проведения пусконаладочных работ и техподдержки. У поставщика будет намного меньше соблазна поставить некачественную технику — ему же ее обслуживать.

Отдельно хочу обратить внимание на рискованность закупки бывшего в употреблении оборудования или "самосбора". В погоне за низкой ценой можно нажить головную боль с развертыванием оборудования (а во многих сферах деятельности, телекоме или ритейле, например, time-to-market – важнейшая характеристика), его эксплуатацией и поддержкой.

Есть методы проверки оригинальности иностранного оборудования (полностью фабричная сборка), например, с помощью включения в ТЗ пункта о проверке сервис-тагов, составляющих компонентов.

Обычно в тех случаях, когда поставщику не вполне доверяют, скажем — в первый раз с ним работают, просят раскрыть цепочку поставки от завода проихводителя. Есть компании, которые по каким-то причинам к этому не готовы. Мы в FERRUM IT Group в этом требовании не видим ничего особенного, ничего, что стоило бы скрывать от заказчика, который доверяет нам свою задачу и свои деньги.

Некоторые просят раскрыть им детализацию стоимости товара. Требование неоднозначное. С одной стороны, детали взаимодействия поставщика с производителем — их коммерческая тайна, с другой — заказчик имеет возможность убедиться, что, например, поставщик заложил НДС и ТП в стоимость, то есть не будет никаких сюрпризов по этой части.

Что изменилось в ценообразовании

Цена, как и прежде, формируется из начальной стоимости продукта и стоимости его доставки до покупателя (затрат на логистику, маржи в канале и т. д.). Поговорим об этой второй составляющей. Раньше логистикой часто занимался вендор. У многих из них можно было купить, по крайней мере востребованные позиции, со склада в Москве на условиях DDP. Теперь цепочка поставок стала длиннее. Раньше она состояла из трех участников, сейчас минимум из четырех. А максимум может быть любой. Например —интегратор, покупает у дистрибьютора, дистрибьютор – у поставщика в Россию, поставщик пользуется услугами логистической службы, закупая у китайского дистрибьютора, тот — у вендора. В логистической цепочке товар может пройти через несколько стран. Вот уже шесть и более действующих лиц. Иногда еще участвуют компании, подставляющие "финансовое плечо", если кто-то из участников цепочки не может оплатить всё сам. Понятно, что удлинение ведет к дополнительным затратам и увеличивает риски. Вот почему важно выбирать проверенного поставщика, который способен управлять этими рисками и имеет достаточную финансовую устойчивость.

Как оптимизировать процесс закупки, чтобы избежать завышения цены

Простое и надежное средство оптимизации состоит в том, чтобы провести тендер для определения квалифицированных поставщиков, выбрать нескольких лучших, заключить с ними рамочный договор и дальше устраивать конкурентную борьбу уже среди них. Это сократит в том числе ажиотаж на стороне иностранных дистрибьюторов и вендоров и искусственно не раздует спрос.

Подводя итог, отмечу, что современная ситуация заострила вопрос формирования товарного предложения, добавила интеграторам новые логистические и финансовые функции. В динамично меняющейся среде важно иметь рядом людей, которые давно работают на рынке и умеют совмещать гибкость и надежность в закрытии потребностей заказчиков.